Anlık mesajlaşma son dönemin en popüler iletişim araçlarından biri olsa da, e-posta hâlâ profesyonel iletişimin önemli bir bölümünü kapsar. Ortalama bir profesyonel tarafından her gün 121 kurumsal e-posta gönderilir ve alınır. Bu yüzden e-posta’nızın öne çıkmasını, açılmasını ve okunmasını istiyorsanız, onu profesyonelce hazırlamanız gerekir.
Peki kurumsal ve profesyonel bir e-posta nasıl hazırlanır?
Bu yazıda, alıcıyı yakalayan ve istenen eylemi gerçekleştirmeye zorlayan kurumsal bir e-posta’nın nasıl yazılacağını anlatacağız.
Kurumsal E-posta Mesajınıza Neler Eklemelisiniz?
Konu Satırı: Konu satırı, yazma amacınızı kısaca anlatmalıdır. Konu satırınız “Tavsiye Talebi” kadar basit bir kelime grubu olabilir.
Selamlama: Çok kısa bir e-posta yazıyor olsanız bile, bir selamlama eklemeniz gerekir.
Uzunluk: E-posta’nızı mümkün olduğunca kısa tutun. İnsanlar uzun e-posta’ları okumamaya eğilimlidir, bu nedenle e-posta’nıza sadece temel bilgileri eklediğinizden emin olun.
Kapanış: “Teşekkür ederim”, “Saygılarımla” veya başka bir basit kapanış kelimesinin ardından adınızla oturumu kapatın. Çoğu e-posta hesabı, her e-posta’ya adınızı, unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi içeren bir imza yerleştirmenize izin verir. Bu e-posta iletişimini daha profesyonel hale getirmenin harika bir yoludur.
Kurumsal E-posta Mesajınıza Neleri Eklememelisiniz?
Yazı Tipi Stili: Alıcıyı asıl mesajınızdan uzaklaştıracak süslü, eğlenceli veya renkli yazı tiplerinden kaçının. Ayrıca bir e-posta’nın dağınık görünmesine neden olacak kalın ve italik yazıları d aşırı kullanmayın.
Büyük harf: E-posta’nızın tamamını büyük harflerle yazmayın. Bu kullanım, bir e-posta’nın kızgın veya aşırı heyecanlı olarak yazıldığı izlenimi verebilir.
İfadeler: Kurumsal bir e-posta’ya gülücük vb. ifadeler eklemekten kaçının, bunları daha çok kişisel yazışmalar için kullanın.
Mükemmel Kurumsal E-posta İçerikleri Yazmak İçin İpuçları
E-postanızı yazdıktan sonra, “gönder” düğmesini tıklamadan önce mutlaka aşağıdaki adımları uygulayın:
1. Konu Satırı
İyi bir konu satırı herhangi bir e-posta’nın ilk ve en önemli bileşenidir. Yeterli bilgi içermeyen veya yanıltıcı bir konu satırı olan e-posta’lar okunmayabilir veya doğrudan spam’e gidebilir.
İyi bir konu satırı her zaman kısa olmalı, e-posta’nın gönderilme nedenini özetlemeli veya iletişimin amacını açıkça sunmalıdır.
2. Selamlama
Bir e-posta alıcısını nasıl selamlayacağınız, o kişiyle olan ilişkinize bağlıdır.
Eğer meslektaşınıza bir e-posta gönderiyorsanız, daha resmi olmayan bir selamlama kullanabilir ve “Merhaba” dedikten sonra ardından adını söyleyerek selamlamanızı yapabilirsiniz.
Öte yandan, ilişki resmiyse, “Merhaba (İsim) Bey/Hanım” kullanmak daha uygun bir selamlama şekli olacaktır.
3. Gövde Metni
Bu bölümde e-posta gönderdiğiniz kişinin adını biliyorsanız, selamlamanın ardından doğrudan konuya girin. Kişiyi tanımıyorsanız, önce kim olduğunuzu ve onu nasıl bulduğunuzu açıklayın.
“… hakkında bilgi almak için yazıyorum” veya “… ile ilgili olarak yazıyorum” diyerek başlayabilirsiniz.
Amacınızı erkenden netleştirirseniz, daha sonra kendinizi açıklamaya daha az ihtiyaç duyarsınız.
Gövde metni ile ilgili en zor olan kısım, ayrıntılı bilgi içermesi, aynı zamanda açık ve net olması gerekliliğidir.
Söylediklerinizi özet olarak aktarırken tüm mesajı olabildiğince kısa tutmanız gerekir. E-posta iletişiminde kısa yazışmalar size zaman kazandırır ve alıcının e-posta’nızı sonuna kadar okumasını daha olası kılar.
4. Kapanış
Kurumsal bir e-posta’yı nasıl sonlandırdığınız, gelecekteki iletişiminizin başarısını da etkileyebilir.
Bir kurumsal e-posta’yı sonlandırmanın en iyi yolu, alıcının bir sonraki adımı atmasını isteyen bir harekete geçirici mesaj kullanmaktır. Bu, “Sizden haber almak için sabırsızlanıyorum” gibi basit bir şey olabilir.
Ayrıca, kapanışınız ile imzanız arasında geçiş cümleleri kullanmanız da gerekir. Bunlar aşağıdakileri içerir:
- Saygılarımla,
- Sevgiler,
- Teşekkür ederim.
5. İmza
E-posta imzası, e-posta’yı yazan kişinin kendini tanıtması için kullanılır. Adınız ve soyadınıza ek olarak, imzanızın aşağıdaki ayrıntıları da içermesi gerekir:
- Şirketteki konumunuz veya mesleki unvanınız;
- Bağlı şirketiniz veya kuruluşunuz;
- İletişim bilgileriniz: Uluslararası çalışıyorsanız ülke alan kodlu telefon numarası, şirket veya kişisel web sitesi, ofis adresi, sosyal medya bağlantıları ve yalnızca profesyonel hedeflerinizle örtüşen bilgiler,
- Sizin veya şirket logonuzun bir fotoğrafı.
6. Yazım ve İmlayı Denetleyin
Gönder düğmesine basmadan önce, herhangi bir yazım veya imla hatası yapmadığınızdan emin olmak için mesajı en az iki kez okuyun.
7. Alıcıları Hemen Eklemeyin
E-posta’nızı yazmayı bitirene kadar alıcı eklemeyin. Bu şekilde, yanlışlıkla tamamlanmamış bir e-posta gönderme olasılığını en aza indirirsiniz.
Birden fazla kişiye e-posta gönderirseniz, tüm alıcıların e-posta’yı gönderdiğiniz diğer kişileri görebileceğini unutmayın. Bazen e-posta’daki iletişime katılmalarını beklemiyorsanız, BCC özelliğini kullanmak daha iyidir.
Okunması ve uygulanması çok fazla gibi görünebilir, ancak bu adımları ve ipuçlarını bir kez uyguladığınızda, gönderdiğiniz her kurumsal e-posta için yazma süreniz sadece iki veya üç dakikaya düşecektir.
En İyi Kurumsal E-posta İletişimi İçin Profesyonel Bir E-posta Adresi Kullanın
Bilinmeyen bir göndericiden bir e-posta aldığınızda, “Spam mı?” diye düşünebilirsiniz. Hatta gönderenin e-posta adresi qb88ws1h@gmail.com gibi bir şeyse, e-posta’yı açmayabilirsiniz bile.
Eğer, e-posta’larınızın açılmasını istiyorsanız, kurumsal bir e-posta yazmadan önce yapmanız gereken ilk şey, işletme alan adınızla profesyonel bir e-posta adresi oluşturmaktır.
Eğer şirket mailiniz yoksa, Türkiye’nin en popüler hosting ve domain sağlayıcılarından biri olan Niobe Hosting’e gelerek kurumsal e-posta planlarını inceleyebilirsiniz.
Aşağıda Niobe Hosting kurumsal e-posta servisinin benzersiz avantajlarını görebilirsiniz:
- Bütün verileriniz Türkiye sınırları içinde kalır:
- Kurumsal e-posta hesabınıza ait hiç bir yazışma, iletişim geçmişi ya da paylaşılan dosya yurtdışına taşınmaz. Bu sayede başta KVKK olmak üzere Cumhurbaşkanlığı Bilgi ve İletişim Güvenliği Tebliği ile güvence altına alınan kamu kurumları regülasyonları ile tam uyum sağlanmış olur.
- Video ve konferans uygulaması:
- Kurumsal e-posta video konferans uygulaması ile ekip üyelerinizle online ortamda toplantılarınızı anlık olarak gerçekleştirebilirsiniz
- Ekip yönetimi ve mesajlaşma:
- Ekip içi mesajlaşma, görev yönetimi, dosya döküman yükleme ve düzenleme gibi bir çok işlemi tek bir ekranda yönetmeniz sağlanır.
- MS Office dokümanları ile online çalışma:
- Takvim, adres defteri vb. Outlook’ta bulunan gelişmiş özelliklerin hepsi ve daha fazlası Icewarp e-mail’de mevcuttur.
- Yüksek güvenlik:
- Kaspersky AntiVirus, çift katmanlı doğrulama ile giriş, gelişmiş spam filtresi ile güvenli e-posta yönetimi sağlanır.
- 5 TB’a varan dosya depolama alanı ve 500 GB’a varan e-posta alanı:
- Niobe Hosting, kurumsal e-posta planlarında bulunan depolama alanlarından ihtiyacınıza göre seçim yapmanıza olanak tanır.
- Özelleştirilebilir ayarlar:
- Yönetim paneli üzerinden yeni hesaplar açarak e-posta hesaplarınızın sayısını artırabilir ve DNS, DKIM kaydı gibi düzenlemeleri yapabilirsiniz.